Nº12 - septiembre 2012

Despacho Exprés

tiempo 02:31 min

Dramatización: Despacho Exprés

En este vídeo puedes ver como NO se hace un Despacho Exprés

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Videocast

En este vídeo te explicamos cómo hacer Despacho Exprés para que tus empleados directos hagan cada vez más y cada vez mejor.

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Resumen

De las tres fuentes de poder a disposición del director o mando – poder de derecho o coercitivo, poder del conocimiento y poder de la relación- es sin duda el poder de la relación la más eficaz. Si lo posees, tus empleados directos harán lo que les pides porque eres tú quien se lo pide, no por miedo. Así será si has invertido en la relación, si tú, el director, inviertes  tiempo e interés en el devenir profesional de cada uno de los miembros de tu equipo.

La cuestión es cómo realizar esa inversión. ¿Cómo asegurarnos de que dedicamos a todos y cada uno de nuestros empleados directos el tiempo y el interés necesarios

Entre otras herramientas (feedback, coaching…) en Nexpertia proponemos el DESPACHO EXPRÉS.

En primer lugar es necesario asumir que, como directores, somos responsables de obtener el máximo de todos los especialistas a nuestro cargo. No podemos eludir esta responsabilidad porque alguno de ellos es menos inteligente, o menos dispuesto, y mucho menos porque unos nos caen personalmente mejor que otros. Nuestra lealtad es con la empresa, no con nosotros mismos, para eso somos directores. Si nuestra lealtad está con nosotros mismos antes que con la empresa, buscaremos muchas veces lo cómodo y fácil, lo que no nos expone y nos evita situaciones potencialmente difíciles o embarazosas con nuestros empleados directos. La lealtad se la debemos a la empresa y por eso tenemos que conseguir de nuestros empleados directos los comportamientos eficaces que harán que la empresa  vaya hacia delante, aunque a veces tratar de rectificar sus comportamientos nos resulte incómodo.

No estamos diciendo que a todos debemos dedicarles exacta, milimétricamente, el mismo tiempo. Eso sería absurdo. Pero no lo es dedicar un tiempo mínimo a cada uno. Ese tiempo mínimo se convierte, adecuadamente gestionado, en el Despacho Exprés.

En segundo lugar debemos asumir que puesto que nosotros estamos invirtiendo en esta relación, el foco fundamental del Despacho Exprés está en el especialista. Así demostramos que nuestro interés es genuino.

En tercer lugar si queremos hacer esta inversión de forma sistemática, el Despacho Exprés debe ser frecuente, y no puede cancelarse prácticamente por ningún motivo. Si es necesario, porque nuestro jefe nos convoca a una reunión de urgencia o surgen fuegos inminentes que apagar, antes anticiparemos que retrasaremos un Despacho Exprés. De ese modo, nuestro mensaje de interés al especialista es contundente. Si por el contrario lo aplazamos o peor, lo suspendemos… La frecuencia de despachos la debe dictar el horizonte de planificación del especialista (La frecuencia con la que ocurren eventos relevantes en su quehacer profesional). Y salvo excepciones, al menos para trabajadores del conocimiento, el horizonte de planificación es semanal. Nos organizamos mentalmente- aunque nuestra agenda diga otra cosa- para la semana. Lo que al cabo de la semana ha quedado aplazado o incompleto, se perderá probablemente si no establecemos un control semanal.

De modo que si es necesario hacer Despacho Exprés con todos nuestros especialistas, y además con frecuencia semanal, cada despacho no podrá ocupar mucho tiempo y éste tendrá que estar muy bien organizado.

El Despacho Exprés durará, como norma, 30 minutos. Es difícil hacer algo eficaz en menos tiempo, y dedicarle más puede hacer que la inversión del Director en su tiempo (su recurso más escaso) sea ineficiente. Como hemos dicho que el foco está en el especialista lo lógico es que sea él quien empiece, quien disponga de los primeros momentos del despacho.

Proponemos organizar estos 30 minutos en tres bloques de 10.

  • Los primeros 10 minutos son del especialista. En ellos debe poder expresarse libremente y poder comunicar sobre todo aquello que le preocupa, sea a nivel profesional o personal. Es probable que al principio la comunicación no fluya con facilidad, y el director deberá entonces motivar mediante preguntas (¿Cómo te ha ido la semana?¿que obstáculos te has encontrado?¿Cómo ha ido el fin de semana?).
  • Los 10 minutos siguientes son del director. En ellos debe asegurarse de que se le reporta lo sucedido en la semana previa, las dificultades y avances, y orientar sobre lo que debe ocurrir en la semana. El director debe preparar previamente esta (su) sección. Debe preguntarse ¿Qué dicen mis notas de seguimiento (de reuniones previas) que debo comprobar?¿Qué debo comunicar en cualquier caso? ¿Qué feedback tengo que dar? ¿Hay algo que pueda delegar?
  • El último tramo de 10 minutos es conjunto y se dedica al futuro. A establecer conjuntamente planes de futuro, a trabajar para que los asuntos delegados se «absorban» con fluidez, al coaching y transmisión de conocimientos. Tiene que tener un foco especial en lo que tiene que pasar la próxima semana, los compromisos que se asumen para ese horizonte temporal entre un Despacho Exprés y el siguiente..

Es esencial que el director lleve notas de seguimiento de cada una de estas reuniones. Notas sencillas y esquemáticas, pero necesarias tanto para dar seguimiento, como para que llegado el momento de la evaluación anual de desempeño, esta se haga con objetividad y profesionalidad, y no quede referida a los últimos acontecimientos que han quedado en la cabeza del director a fin de año.

El Despacho Exprés es sin duda costoso para ambas partes y especialmente para el director. Pero no hay mejor medio mejor de establecer y fomentar la relación, y apalancar el poder que de ella se deriva.

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