Nº82 - febrero 2019

La primera norma de una reunión

Malditas reuniones

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Malditas reuniones

En este vídeo, un directivo explica que en sus reuniones cada uno sale con una idea diferente sobre lo que se ha decidido. Cosa que sucede con demasiada frecuencia en muchas empresas.

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La primera norma de una reunión

En este vídeo ofrecemos nuestro mejor consejo para que vuestras reuniones sean eficaces. Uno muy sencillo e increíblemente potente.

Resumen

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LA PRIMERA NORMA DE LAS REUNIONES EFICACES

 

Ah, las malditas reuniones. En años de experiencia como gestores, directivos y consultores hemos visto como drenaban horas y energía, produciendo, demasiado a menudo, resultados escasos y hasta irrelevantes. No es extraño que muchos profesionales, al ser convocados a una de ellas repitan esa frase: ¡Malditas reuniones! ¡Me quitan un tiempo que no tengo! ¡Solo sirven para que se luzca la jefa!

Las reuniones son uno de los principales ladrones del tiempo que minan nuestra productividad. En nuestra cultura latina, junto a las interrupciones, probablemente el más pernicioso.

Y al mismo tiempo, en el contexto de las empresas hoy en día son absolutamente imprescindibles. Hoy queremos escuchar la voz de todos los interesados, queremos sus aportaciones, que aporten creatividad y análisis y crítica. Y las reuniones son una pieza esencial para conseguirlo y para asegurar la coordinación en organizaciones en las que, cada vez más, el poder está disperso.

Por eso no se trata de eliminarlas (aunque ese sea un impulso muy comprensible y humano), sino de asegurar su eficiencia. Hay mucho que tratar sobre cómo tener reuniones eficientes. De hecho, tenemos un curso muy interesante al respecto, que se llama reuniones exprés, al que dedicamos toda una jornada.

Hablamos de la importancia de tener claro el propósito, de los participantes y sus roles, de como organizar la agenda, de las dinámicas perversas y cómo corregirlas. Pero si me dijeran cuál sería un único consejo, la regla de oro de las reuniones eficaces yo contestaría con dos palabras: Decisiones y compromisos.

La eficacia de vuestras reuniones aumentará enormemente si seguís esta simple regla: La final de cada reunión, sea cual sea vuestro rol en la misma, y si nadie lo hace, plantead dos preguntas:

  • ¿Qué decisiones hemos adoptado?
  • ¿Qué compromisos se han adquirido?

Como se ve en el vídeo clarificar con precisión las decisiones adoptadas y sus implicaciones no es un tema menor. Las personas entendemos cosas diferentes ante una misma expresión, tanto más cuando tenemos una gran tendencia a la vaguedad. Mejorar la calidad, el servicio, orientarse al cliente, ser profesionales. ¿Qué significa?

La primera pregunta se orienta a asegurar que las decisiones son definidas con precisión. Que no cabe ambigüedad ninguna. Y creedme, si eso da pie a que la reunión se prolongue, más vale eso que salir de ella con ideas diferentes respecto de lo que se pretende.

De compromiso, quienes han asistido a nuestros cursos o siguen estas lecciones gratis, sabe que hablamos mucho. El compromiso es una pieza esencial en el funcionamiento de cualquier organización, de los equipos, de la lealtad de los clientes, de nuestro desarrollo profesional. Compromiso significa hacer promesas y cumplirlas. Hay compromiso cuando, y sólo cuando, se sabe QUIEN va a hacer QUE y CUANDO. Si no hay compromiso personal (Quien), si el qué es ambiguo, si no hay un cuando fijado en el calendario, no hay compromiso.  Y sin compromisos no se avanza. Sin compromisos nos damos cuenta de que lo que se debía hacer no se ha hecho cuando ya es tarde. Sin compromiso no hay más que desconfianza y discusiones improductivas. Es muy importante resaltar que la decisión es colectiva, pero el compromiso es personal.

Así que recordad: Si sois quien lidera la reunión o si quien la lidera no lo hace, al acabar cada reunión preguntad:

  • ¿Qué hemos decidido exactamente hoy?
  • ¿Podemos decir cada uno de nosotros qué compromisos hemos adoptado hoy?

 

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