Nº16 - febrero 2013

Convocar una reunión

¿Convocamos una reunión?

tiempo 01:06 min

Dramatización: ¿Convocamos una reunión?

Este vídeo es una parodia que quiere reflejar una situación que se da en las empresas con excesiva frecuencia: La convocatoria de reuniones sin un propósito claro y cuya lista de asistentes debe más a la política interna que a la eficacia.

tiempo 03:49 min

Videocast

En este vídeo cast explicamos algunos de los principales propósitos que pueden tener las reuniones de empresa y cuál es el cirterio básico de selección de asistentes.

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tiempo 06:50 min

Resumen

Muchas reuniones son ineficientes porque carecen de un propósito claro, y otras muchas lo son también por multitudinarias, porque a ellas asisten personas que no están ahí en virtud de lo que deben aportar a ese propósito, sino por razones de política interna.

La falta de un propósito claro, específico y compartido aniquila cualquier expectativa de eficiencia de un reunión. Y la realidad es que se convocan demasiadas reuniones cuyo objetivo es difuso o no está inequívocamente compartido por los asistentes. ¿Cuantas reuniones periódicas, de área, departamento, seguimiento, tienen en realidad un propósito que cumpla las características mencionadas? No demasiadas, nos tememos.

Si el propósito de la reunión no está transparentemente establecido y comunicado, ¿cómo decidir quién debe asistir, que preparación previa se requiere, cuánto debe durar cada fase de la reunión, quienes serán los ponentes? Y lo peor, cuando la reunión acaba, ¿Como saber si ha sido eficaz?

En nuestra opinión hay unos pocos motivos legítimos para convocar una reunión. Para otros propósitos hay otras herramientas, en general mucho menos costosas:

  • Para crear y aportar ideas. La creatividad individual es, por supuesto, posible, pero la creatividad se puede disparar cuando se pone a un grupo a trabajar en ella. El propósito claro de estas reuniones debería ser algo así como. «Necesitamos al menos cinco ideas viables sobre cómo resolver el reto X».
  • Para debatir las ideas. Si el contexto es de verdadera libertad de opinión un grupo analiza con más profundidad que un individuo. Son reuniones en las que el ánimo de los asistentes debe ser el de compartir su opinión, poniendo siempre a disposición de sus colegas todos los datos de que disponen. El propósito es seleccionar de entre las propuestas las mejores ideas para superar el reto.
  • Para decidir. En organizaciones de cultura democrática o de consenso, desde luego, pero también en organizaciones autocráticas, que son, por cierto la mayoría. Aunque la reunión finalmente la tome una sola persona, o un pequeño grupo puede ser conveniente mantener una reunión en la que se exponen los elementos necesarios para esa toma de decisión. El propósito es decidir juntos que vamos a implementar y qué no.
  • Para dar seguimiento. Para saber dónde estamos en el proyecto X, y decidir qué acciones son necesarias, con qué responsables y cuándo para asegurar la implementación del proyecto en calidad, tiempo y presupuesto.
  • Para informar. Y aquí tenemos que hacer precisión importante. Sólo puede ser el propósito de una reunión informar cuando otros medios (Una circular, por ejemplo) son inadecuados. Otra cosa es muy ineficiente. Lo que pasa es que a menudo el propósito real no es tanto informar como influir (crear consensos), hacer equipo, etc. y eso sí que justifica una reunión.

Con el propósito claramente establecido, podemos proceder a seleccionar a los asistentes de una forma sensata.

El único criterio debería ser: ¿Quién va contribuir con seguridad y de una forma única al propósito de la reunión?  Si no tengo clara la contribución o si esa misma contribución la dará otro asistente, no debo convocar a esa persona. A veces eso puede generar cierto malestar en la organización. Hay gente muy susceptible, que si no es convocada a ciertas reuniones empieza a ver fantasmas. Pero ese no puede ser un motivo aceptable para que un responsable decida ser ineficiente. Si ocurre algo así en tu empresa, procura que se vaya produciendo una rotación, de modo que quienes de verdad pueden aportar sean convocados antes o después. Respecto a quienes no tienen nada que aportar, su lugar no es precisamente las reuniones. La cuestión puede ser otra.

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